ABAKUS IT-SOLUTIONS - Your IT Comfort Expert!

Dies ist eine Vollzeitstelle vor Ort, die die Möglichkeit bietet, eng mit verschiedenen Interessengruppen zusammenzuarbeiten und einen reibungslosen Ablauf unserer administrativen Prozesse sicherzustellen.

Hauptverantwortlichkeiten:

Einrichtung und Konfiguration von Werkzeugen:

• Unterstützung bei der Einrichtung und Konfiguration der Kombination von Werkzeugen für den koordinierten Bewertungsprozess.
• Verwaltung der Zugangsrechte zu den verschiedenen Zwischenwerkzeugen für Teilnehmer im Falle der Nichtverfügbarkeit der Online-Plattform.

IT-Support:

• Kontinuierliche Unterstützung bei IT-Fragen im Zusammenhang mit den Werkzeugen.

Dokumentenmanagement:

• Verwaltung von Dokumenten in den verschiedenen Zwischenwerkzeugen, einschließlich Hochladen, Übermittlung an zuständige Behörden, Archivierung und Benachrichtigung der relevanten Akteure über bevorstehende Fristen.

Projektfortschrittsmanagement:

• Pflege eines Dashboards zur Verfolgung des Status und der Fristen für jede Anwendung.
• Kontinuierliche und aktuelle Informationen zum Validierungs- und Genehmigungsprozess sowie zur tatsächlichen Durchführung von klinischen Untersuchungen und Leistungsstudien (CI/PS) sicherstellen, falls zutreffend.

Koordination von Besprechungen:

• Organisation und Nachverfolgung von Besprechungen zwischen den zuständigen Behörden, um einzelne Anträge und Herausforderungen im Verfahren zu besprechen.

Unterstützung für Koordinatoren:

• Unterstützung der Koordinatoren bei Aktivitäten zum sicheren Informationsaustausch nach Bedarf.

Werkzeuge, die Sie verwenden werden:

• MS Office & MS 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Visio, Teams, SharePoint)
• Confluence

Fähigkeiten und Eigenschaften:

• Gut organisiert mit ausgezeichneten Zeitmanagementfähigkeiten.
• Gründliche Aufmerksamkeit für Details.
• Klare und effektive Kommunikationsfähigkeiten.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten.
• Teamfähigkeit und die Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten.
• Fähigkeit, in einem internationalen und multikulturellen Umfeld zu arbeiten.

Sprachen:

• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Englischkenntnisse erforderlich.

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Frühere Erfahrung in der Geschäftsdministration.
• Kenntnisse der EU-Institutionen.
• Erfahrung in einer ITIL-Umgebung.

Warum sollten Sie sich uns anschließen?

Diese Position bietet eine einzigartige Gelegenheit, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten und zu wichtigen Projekten. Wenn Sie leidenschaftlich an administrativer Exzellenz interessiert sind und gerne in einem multikulturellen Umfeld arbeiten, ermutigen wir Sie, sich zu bewerben.

Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie ein wichtiger Bestandteil unseres Teams in Brüssel!